El pasado 12 de mayo, entró en vigor el Real Decreto Ley 8/2019 (RDL en adelante) de medidas urgentes de protección social y de la lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo, el cual regula el citado Registro.
El Ministerio de Trabajo, Migraciones y Seguridad Social, ha publicado una guía sobre el Registro de la Jornada y el criterio técnico 101/2019 sobre la actuación de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social en Materia de Registro de Jornada. Por su parte, el Departamento de RRLL y Asuntos Sociales de Foment del Treball Nacional, ha publicado una información sobre La nueva obligación de Registro de Jornada. Estudiados estos documentos, intentaremos aportar más información sobre el controvertido RDL.
Aplicación y contenido del Registro.
La empresa debe garantizar y tiene la obligación de registrar diariamente la jornada de la totalidad de los trabajadores (al margen de su categoría o grupo profesional), incluyendo el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria.
Se aplicará a todas las empresas cualquiera que sea su tamaño u organización y englobará todos los sectores de actividad.
Se Incluirán en el Registro a los trabajadores “móviles”, comerciales, a distancia, o los que se encuentren en cualquier situación en la que la prestación laboral no se desenvuelva, total o parcialmente, en el centro de trabajo de la empresa.
El artículo 39.4 del Estatuto de los Trabajadores, dice que el registro debe incluir “el horario concreto de inicio y la finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora”. Es decir, la normativa no exige expresamente el registro de las interrupciones o pausas que no tengan carácter de tiempo de trabajo efectivo entre el inicio y la finalización de la jornada diaria de trabajo. Aun así, el registro podrá consignar las pausas realizadas por el trabajador durante su jornada. Dichas pausas constarán como tiempo de trabajo no efectivo y podrán derivar de acuerdos individuales o colectivos. En todo caso, dichas pausas se deberán plasmar de forma que ofrezcan fiabilidad, sin que sea posible variaciones posteriores. Sería conveniente que el registro utilizado ofrezca una visión adecuada y completa del tiempo efectivo de trabajo. Por lo tanto, sería conveniente que se registre todo lo que forme parte de la jornada de trabajo, las pausas diarias obligatorias, las previstas legalmente en convenio o las voluntarias, todo ello con el fin de eludir la presunción de que todo el tiempo que media entre el inicio y fin de la jornada, constituye tiempo de trabajo efectivo.
El empresario podrá dar las instrucciones precisas dentro de su ámbito de organización y dirección sobre el cumplimiento y distribución del tiempo de trabajo.
Si no hay representación legal de los trabajadores, la empresa será la que determinará de qué forma y cómo se organiza y documenta el registro.
Medios para el cumplimiento del Registro de la Jornada.
La norma no establece un sistema concreto o una modalidad específica o predeterminada para el registro diario de la jornada, simplemente se remite a lo que se pacte en Convenio Colectivo o en acuerdo colectivo de empresa, en ausencia de estos pactos, la empresa unilateralmente deberá decidir que método o sistema elige. El RDL sólo se limita a señalar que se debe llevar a cabo día a día, e incluir el momento de inicio y finalización de la jornada.
El sistema de registro escogido debe garantizar la veracidad de los datos y debe reflejar como mínimo: cada día de prestación de servicios, la hora de inicio y la hora de finalización de la jornada; de forma que permita individualizar y reflejar la totalidad de la jornada efectiva de trabajo diario realizada.
Es válido cualquier sistema o medio, en soporte papel o telemático, o implementar sistemas manuales tradicionales como relojes analógicos de fichaje con sistemas digitales como registros de presencia telemáticos, pero todos ellos tienen que cumplir el objetivo legal de proporcionar información fiable, imprescindible y no manipulable a posteriori (tanto por el empresario como por el trabajador). ¡Ojo! Ni los horarios, cuadrantes horarios, calendarios laborales, etc., pueden considerarse un registro válido de jornada.
La información de la jornada debe documentarse en algún tipo de instrumento escrito o digital, o sistemas mixtos, eso sí, debe garantizar la trazabilidad y el rastreo fidedigno e invariable de la jornada una vez sea registrada.
Se debe tener en cuenta que, si el sistema de registro establecido requiere el acceso a dispositivos digitales o el uso de sistemas de videovigilancia o geolocalización, en todo caso, deben respetarse los derechos de los trabajadores a la intimidad, de acuerdo con lo establecido en el artículo 20 bis del Estatuto de los Trabajadores, el cual remite a la Ley Orgánica 3/2018, Protección de Datos de carácter Personal y garantía de los derechos digitales (LOPD en adelante).
Muy importante saber que, si el medio escogido registra datos biométricos del trabajador, éstos deben ser tratados y considerados datos como de carácter sensible y recabar el consentimiento del trabajador.
Sobre los dispositivos electrónicos (teléfono móvil, ordenador, PDA, etc.), destacamos que la Audiencia Nacional, considera que la empresa no pude obligar al trabajador a usar su móvil particular para realizar el Registro de la Jornada.
En estos dispositivos móviles, se puede registrar la jornada de forma automática o en remoto, pero la cuestión importante es que garanticen el cumplimiento de las obligaciones de protección de datos.
La Empresa puede establecer unilateralmente sistemas propios de registro de jornada, siempre y cuando no esté regulado en un Convenio Colectivo o por acuerdo de los Representantes legales de los trabajadores.
Conservación, disposición y acceso al registro.
Es válido cualquier medio de conservación, siempre que se garantice su preservación y la fiabilidad e invariabilidad a posteriori del contenido (soporte físico o cualquier otro que asegure garantías).
Deberá abordarse mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa. En su defecto, se establecerá por decisión unilateral de la empresa previa consulta con la representación legal de los trabajadores. En defecto de negociación colectiva o acuerdo con los representantes de los trabajadores, será la empresa quién decida la organización y registro.
Se debe acceder al registro en cualquier momento, cuando sea solicitado por los trabajadores, sus representantes o por la inspección de trabajo y Seguridad Social. Hay que recordar que el registro tiene que estar y permanecer en el centro de trabajo y se accesible en el propio centro de manera inmediata.
Que el Registro diario de la jornada tenga que estar a disposición del trabajador o de sus representantes legales, salvo pacto expreso en contrario, no implica la obligación de entrega de copias, sin perjuicio de facilitar su consulta personal al trabajador o a sus representantes.
Tener en cuenta que si originalmente el registro se ha instrumentado en papel, a efectos de conservación, podrá archivarse en soporte informático mediante el escaneo de documentos originales, siendo guardado con las debidas garantías. Este archivo estará a disposición de los trabajadores, sus representantes o por la inspección de trabajo y Seguridad Social.
Conviene recordar que es obligación de la empresa implantar un sistema objetivo, fiable y accesible.
Registro de Horas Extraordinarias.
El Real Decreto Ley 8/2019, mantiene el régimen jurídico de las horas extraordinarias, por lo tanto, el registro de la jornada y el registro de las horas extraordinarias son obligaciones legales independientes y compatibles. Es decir, el registro diario de la jornada no elimina la obligación de registrar las horas extraordinarias, según lo establecido en el artículo 35.5 del ET.
Relaciones laborales de carácter especial
Queda excepciona de la aplicación del RD el personal de alta dirección contemplado en el artículo 2.1ª) del Estatuto de los Trabajadores. No obstante, hay que saber que hay trabajadores que cuentan con un régimen específico o particular en materia de registro de jornada como son los siguientes:
El Ministerio de Trabajo, Migraciones y Seguridad Social, ha publicado una guía sobre el Registro de la Jornada y el criterio técnico 101/2019 sobre la actuación de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social en Materia de Registro de Jornada. Por su parte, el Departamento de RRLL y Asuntos Sociales de Foment del Treball Nacional, ha publicado una información sobre La nueva obligación de Registro de Jornada. Estudiados estos documentos, intentaremos aportar más información sobre el controvertido RDL.
Aplicación y contenido del Registro.
La empresa debe garantizar y tiene la obligación de registrar diariamente la jornada de la totalidad de los trabajadores (al margen de su categoría o grupo profesional), incluyendo el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria.
Se aplicará a todas las empresas cualquiera que sea su tamaño u organización y englobará todos los sectores de actividad.
Se Incluirán en el Registro a los trabajadores “móviles”, comerciales, a distancia, o los que se encuentren en cualquier situación en la que la prestación laboral no se desenvuelva, total o parcialmente, en el centro de trabajo de la empresa.
El artículo 39.4 del Estatuto de los Trabajadores, dice que el registro debe incluir “el horario concreto de inicio y la finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora”. Es decir, la normativa no exige expresamente el registro de las interrupciones o pausas que no tengan carácter de tiempo de trabajo efectivo entre el inicio y la finalización de la jornada diaria de trabajo. Aun así, el registro podrá consignar las pausas realizadas por el trabajador durante su jornada. Dichas pausas constarán como tiempo de trabajo no efectivo y podrán derivar de acuerdos individuales o colectivos. En todo caso, dichas pausas se deberán plasmar de forma que ofrezcan fiabilidad, sin que sea posible variaciones posteriores. Sería conveniente que el registro utilizado ofrezca una visión adecuada y completa del tiempo efectivo de trabajo. Por lo tanto, sería conveniente que se registre todo lo que forme parte de la jornada de trabajo, las pausas diarias obligatorias, las previstas legalmente en convenio o las voluntarias, todo ello con el fin de eludir la presunción de que todo el tiempo que media entre el inicio y fin de la jornada, constituye tiempo de trabajo efectivo.
El empresario podrá dar las instrucciones precisas dentro de su ámbito de organización y dirección sobre el cumplimiento y distribución del tiempo de trabajo.
Si no hay representación legal de los trabajadores, la empresa será la que determinará de qué forma y cómo se organiza y documenta el registro.
Medios para el cumplimiento del Registro de la Jornada.
La norma no establece un sistema concreto o una modalidad específica o predeterminada para el registro diario de la jornada, simplemente se remite a lo que se pacte en Convenio Colectivo o en acuerdo colectivo de empresa, en ausencia de estos pactos, la empresa unilateralmente deberá decidir que método o sistema elige. El RDL sólo se limita a señalar que se debe llevar a cabo día a día, e incluir el momento de inicio y finalización de la jornada.
El sistema de registro escogido debe garantizar la veracidad de los datos y debe reflejar como mínimo: cada día de prestación de servicios, la hora de inicio y la hora de finalización de la jornada; de forma que permita individualizar y reflejar la totalidad de la jornada efectiva de trabajo diario realizada.
Es válido cualquier sistema o medio, en soporte papel o telemático, o implementar sistemas manuales tradicionales como relojes analógicos de fichaje con sistemas digitales como registros de presencia telemáticos, pero todos ellos tienen que cumplir el objetivo legal de proporcionar información fiable, imprescindible y no manipulable a posteriori (tanto por el empresario como por el trabajador). ¡Ojo! Ni los horarios, cuadrantes horarios, calendarios laborales, etc., pueden considerarse un registro válido de jornada.
La información de la jornada debe documentarse en algún tipo de instrumento escrito o digital, o sistemas mixtos, eso sí, debe garantizar la trazabilidad y el rastreo fidedigno e invariable de la jornada una vez sea registrada.
Se debe tener en cuenta que, si el sistema de registro establecido requiere el acceso a dispositivos digitales o el uso de sistemas de videovigilancia o geolocalización, en todo caso, deben respetarse los derechos de los trabajadores a la intimidad, de acuerdo con lo establecido en el artículo 20 bis del Estatuto de los Trabajadores, el cual remite a la Ley Orgánica 3/2018, Protección de Datos de carácter Personal y garantía de los derechos digitales (LOPD en adelante).
Muy importante saber que, si el medio escogido registra datos biométricos del trabajador, éstos deben ser tratados y considerados datos como de carácter sensible y recabar el consentimiento del trabajador.
Sobre los dispositivos electrónicos (teléfono móvil, ordenador, PDA, etc.), destacamos que la Audiencia Nacional, considera que la empresa no pude obligar al trabajador a usar su móvil particular para realizar el Registro de la Jornada.
En estos dispositivos móviles, se puede registrar la jornada de forma automática o en remoto, pero la cuestión importante es que garanticen el cumplimiento de las obligaciones de protección de datos.
La Empresa puede establecer unilateralmente sistemas propios de registro de jornada, siempre y cuando no esté regulado en un Convenio Colectivo o por acuerdo de los Representantes legales de los trabajadores.
Conservación, disposición y acceso al registro.
Es válido cualquier medio de conservación, siempre que se garantice su preservación y la fiabilidad e invariabilidad a posteriori del contenido (soporte físico o cualquier otro que asegure garantías).
Deberá abordarse mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa. En su defecto, se establecerá por decisión unilateral de la empresa previa consulta con la representación legal de los trabajadores. En defecto de negociación colectiva o acuerdo con los representantes de los trabajadores, será la empresa quién decida la organización y registro.
Se debe acceder al registro en cualquier momento, cuando sea solicitado por los trabajadores, sus representantes o por la inspección de trabajo y Seguridad Social. Hay que recordar que el registro tiene que estar y permanecer en el centro de trabajo y se accesible en el propio centro de manera inmediata.
Que el Registro diario de la jornada tenga que estar a disposición del trabajador o de sus representantes legales, salvo pacto expreso en contrario, no implica la obligación de entrega de copias, sin perjuicio de facilitar su consulta personal al trabajador o a sus representantes.
Tener en cuenta que si originalmente el registro se ha instrumentado en papel, a efectos de conservación, podrá archivarse en soporte informático mediante el escaneo de documentos originales, siendo guardado con las debidas garantías. Este archivo estará a disposición de los trabajadores, sus representantes o por la inspección de trabajo y Seguridad Social.
Conviene recordar que es obligación de la empresa implantar un sistema objetivo, fiable y accesible.
Registro de Horas Extraordinarias.
El Real Decreto Ley 8/2019, mantiene el régimen jurídico de las horas extraordinarias, por lo tanto, el registro de la jornada y el registro de las horas extraordinarias son obligaciones legales independientes y compatibles. Es decir, el registro diario de la jornada no elimina la obligación de registrar las horas extraordinarias, según lo establecido en el artículo 35.5 del ET.
Relaciones laborales de carácter especial
Queda excepciona de la aplicación del RD el personal de alta dirección contemplado en el artículo 2.1ª) del Estatuto de los Trabajadores. No obstante, hay que saber que hay trabajadores que cuentan con un régimen específico o particular en materia de registro de jornada como son los siguientes:
- Trabajadores con contrato a tiempo parcial, regulados en el artículo 12.4 c) del ET.
- Trabajadores con registro específico regulados en el Real Decreto 1561/1995, de 21 de septiembre (trabajadores móviles como determinados transportes por carretera, marina mercante.
Tampoco se está obligado a llevar registro de la jornada de los socios trabajadores de Cooperativas que estén dados de alta en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA).
Respecto a la variabilidad de la jornada diaria de trabajo (jornadas superiores compensadas con otras inferiores), el cómputo a efectos de la determinación del tiempo de trabajo realizado por el trabajador requerirá períodos o secuencias temporales superiores al día. Por ejemplo, la flexibilidad horaria en una jornada mensual libremente distribuida por el trabajador, si el registro horario diario computa excesos de jornada, no se interpretará como trabajo extraordinario si, analizando los registros de los restantes días del mes, queda acreditado el cumplimiento de la jornada mensual ordinaria.
Recordar que sobre el trabajo a distancia, teletrabajo, se deben encontrar fórmulas asequibles que aseguren el registro de la jornada diaria, incluidas las especificidades o flexibilidad para su cómputo, a través de registros telemáticos o similares, éstos pueden tener validez si el empresario da por buena la firma en hojas o instrumentos de autogestión del tiempo de trabajo del teletrabajador o trabajadores a distancia.
TRABAJADORES DE EMPRESAS DE TRABAJO TEMPORAL (ETT) Y SUBCONTRATADOS.
ETT
Es la empresa usuaria la obligada al cumplimiento del registro diario de la jornada, con la obligación de conservar los registros durante 4 años y mantenerlos a disposición de las personas trabajadoras, los representantes legales y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
Subcontratación
El artículo 42 del E. T., dice que será la empresa contratista o subcontratista (empleadora) la responsable del cumplimiento de todas las obligaciones laborales, incluidas las del registro diario de la jornada.
Cuando los trabajadores de la contratista presten actividad a la empresa principal, ambas empresas podrán acordar servirse de los sistemas de registro diario de la jornada empleados en la principal, en este caso será esta última la obligada a mantener y conservar la documentación de los registros.
Prevención de Riesgos Laborales.
En caso de accidente del trabajador que pueda vincularse con excesos de jornada, si genera dudas razonables sobre la existencia de exceso de jornada, la ausencia de registro podrá utilizarse como elemento indiciario en contra la empresa, acreditando incumplimiento den materia de Prevención de Riesgos Laborales.
Protección de Datos.
Para mayor garantía, es conveniente que la empresa incluya en las cláusulas de Protección de Datos que los obtenidos a través del registro diario de la jornada podrán destinarse a fines disciplinarios.
Sanciones.
El incumplimiento del Registro Diario de la Jornada podrá considerarse infracción grave en materia laboral y se sancionará de acuerdo con el artículo 7.5 de la Ley de Infracciones y Sanciones de Orden Social.
Documentos adjuntos: Nota informativa Registro Jornada Trabajo-2.pdf
Respecto a la variabilidad de la jornada diaria de trabajo (jornadas superiores compensadas con otras inferiores), el cómputo a efectos de la determinación del tiempo de trabajo realizado por el trabajador requerirá períodos o secuencias temporales superiores al día. Por ejemplo, la flexibilidad horaria en una jornada mensual libremente distribuida por el trabajador, si el registro horario diario computa excesos de jornada, no se interpretará como trabajo extraordinario si, analizando los registros de los restantes días del mes, queda acreditado el cumplimiento de la jornada mensual ordinaria.
Recordar que sobre el trabajo a distancia, teletrabajo, se deben encontrar fórmulas asequibles que aseguren el registro de la jornada diaria, incluidas las especificidades o flexibilidad para su cómputo, a través de registros telemáticos o similares, éstos pueden tener validez si el empresario da por buena la firma en hojas o instrumentos de autogestión del tiempo de trabajo del teletrabajador o trabajadores a distancia.
TRABAJADORES DE EMPRESAS DE TRABAJO TEMPORAL (ETT) Y SUBCONTRATADOS.
ETT
Es la empresa usuaria la obligada al cumplimiento del registro diario de la jornada, con la obligación de conservar los registros durante 4 años y mantenerlos a disposición de las personas trabajadoras, los representantes legales y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
Subcontratación
El artículo 42 del E. T., dice que será la empresa contratista o subcontratista (empleadora) la responsable del cumplimiento de todas las obligaciones laborales, incluidas las del registro diario de la jornada.
Cuando los trabajadores de la contratista presten actividad a la empresa principal, ambas empresas podrán acordar servirse de los sistemas de registro diario de la jornada empleados en la principal, en este caso será esta última la obligada a mantener y conservar la documentación de los registros.
Prevención de Riesgos Laborales.
En caso de accidente del trabajador que pueda vincularse con excesos de jornada, si genera dudas razonables sobre la existencia de exceso de jornada, la ausencia de registro podrá utilizarse como elemento indiciario en contra la empresa, acreditando incumplimiento den materia de Prevención de Riesgos Laborales.
Protección de Datos.
Para mayor garantía, es conveniente que la empresa incluya en las cláusulas de Protección de Datos que los obtenidos a través del registro diario de la jornada podrán destinarse a fines disciplinarios.
Sanciones.
El incumplimiento del Registro Diario de la Jornada podrá considerarse infracción grave en materia laboral y se sancionará de acuerdo con el artículo 7.5 de la Ley de Infracciones y Sanciones de Orden Social.